Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, 5S, Kaizen và các hệ thống quản lý ISO được xem là những công cụ nền tảng giúp doanh nghiệp cải thiện toàn diện từ môi trường làm việc đến chất lượng sản phẩm.
5S là phương pháp quản lý có nguồn gốc từ Nhật Bản, gồm 5 bước: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Phương pháp này giúp xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học, đồng thời hình thành tác phong làm việc kỷ luật trong doanh nghiệp.
Trong khi đó, Kaizen là triết lý cải tiến liên tục, tập trung vào những thay đổi nhỏ mỗi ngày với sự tham gia trực tiếp của người lao động.
Nhà máy sản xuất thang máy của Công ty Thiên Nam.
Khác với các chương trình cải tổ mang tính đột phá, Kaizen hướng đến cải tiến từng bước để nâng cao hiệu quả vận hành theo hướng bền vững.
Song song, các tiêu chuẩn ISO đóng vai trò xây dựng hệ thống quản lý bài bản và kiểm soát rủi ro trong doanh nghiệp. Chẳng hạn, ISO 45001:2018 về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động, còn ISO 22000 hỗ trợ kiểm soát an toàn thực phẩm trong toàn bộ chuỗi sản xuất.
Theo các chuyên gia, việc triển khai đồng bộ 5S, Kaizen và ISO không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu môi trường làm việc mà còn nâng cao năng suất, giảm sai lỗi và tăng uy tín trên thị trường. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp đã đạt kết quả tích cực nhờ áp dụng các công cụ này.
Tại Công ty Thang máy Thiên Nam - Chi nhánh Nhà máy Long An (nay thuộc tỉnh Tây Ninh), doanh nghiệp đã tham gia Chương trình quốc gia "Hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa giai đoạn 2021 - 2030". Với sự hỗ trợ tư vấn của Trung tâm Kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3 (QUATEST 3) thuộc Ủy ban Tiêu chuẩn đo lường chất lượng Quốc gia, công ty triển khai đồng thời 5S, Kaizen và ISO 45001:2018 vào hệ thống quản lý hiện hành.
Sau quá trình áp dụng, nhà xưởng được sắp xếp khoa học, sạch sẽ hơn, góp phần giảm thiểu rủi ro trong sản xuất và hạn chế tai nạn lao động. Hoạt động sản xuất được duy trì ổn định, bảo đảm tiến độ, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành.
Ở lĩnh vực thực phẩm, Công ty TNHH Thực phẩm Sạch Nam An (TP. HCM) cũng ghi nhận nhiều chuyển biến rõ rệt khi áp dụng ISO 22000 kết hợp Kaizen.
Là doanh nghiệp sản xuất thực phẩm đóng gói xuất khẩu sang Nhật Bản, Hàn Quốc và châu Âu, Nam An từng gặp khó khăn do sai lỗi trong sản xuất, nguyên liệu không đồng đều và việc truy xuất hồ sơ còn chậm. Có thời điểm, doanh nghiệp mất cả tuần để xác định nguyên nhân lỗi theo yêu cầu từ đối tác.
Trước thực tế đó, công ty triển khai ISO 22000 nhằm kiểm soát an toàn thực phẩm từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm. Hệ thống này yêu cầu doanh nghiệp phân tích mối nguy, xác định điểm kiểm soát tới hạn (CCP), truy xuất nguồn gốc và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh.
Sau khi áp dụng, toàn bộ nguyên liệu được kiểm tra đầu vào rõ ràng, quy trình vệ sinh được chuẩn hóa và khu vực sản xuất phân tách theo nguyên tắc sạch - bẩn. Mỗi công đoạn đều có báo cáo điện tử và mã lô hàng phục vụ truy xuất khi cần thiết.
Tuy nhiên, theo lãnh đạo doanh nghiệp, chỉ áp dụng ISO là chưa đủ. "ISO là khung xương của hệ thống nhưng để vận hành hiệu quả cần có động lực cải tiến từ con người", đại diện công ty chia sẻ.
Từ đó, Nam An tiếp tục triển khai Kaizen với các "nhóm cải tiến nhỏ" tại từng bộ phận. Mỗi tuần, các nhóm phải đề xuất ít nhất một ý tưởng cải tiến. Nhiều sáng kiến đơn giản như dán mã màu để tránh nhầm nguyên liệu, cải tiến xe đẩy hay sắp xếp kho lạnh theo nguyên tắc FIFO (nhập trước - xuất trước) đã giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình sản xuất.
Sau một năm triển khai đồng thời ISO 22000 và Kaizen, năng suất lao động của Nam An tăng 18%, thời gian giao hàng giảm 10%, tỷ lệ sai lỗi sản phẩm giảm 35%, chi phí xử lý sự cố giảm 20%.
Doanh nghiệp cũng mở rộng thêm hai thị trường xuất khẩu tại châu Âu và ký hợp đồng dài hạn với một tập đoàn bán lẻ của Nhật Bản.
Tương tự, Công ty TNHH Hải sản Minh Phú (Khánh Hòa) cũng đạt kết quả tích cực khi kết hợp ISO 22000 và Kaizen trong chế biến thủy sản đông lạnh. Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống cảm biến giám sát nhiệt độ kho lạnh, đồng thời tối ưu vận chuyển nội bộ giữa các công đoạn nhằm giảm thất thoát và sai lệch trong đóng gói.
Theo đại diện Ủy ban Tiêu chuẩn đo lường chất lượng Quốc gia, việc hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng các công cụ cải tiến đã góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện năng suất lao động và thúc đẩy đổi mới sáng tạo. Đây cũng là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trường quốc tế.