Bỏ thầu thấp nhất, hồ sơ đầy đủ, tiết kiệm hàng tỷ đồng cho ngân sách nhưng doanh nghiệp vẫn có thể bị loại vì một lỗi nhỏ. Do vậy, doanh nghiệp khi đấu thầu cần cẩn trọng, làm đúng quy trình, để không đánh rơi cơ hội.
Một dòng đánh giá – mất trắng hợp đồng
Gói thầu xây dựng hệ thống kênh tưới hồ Việt An – Quế Thuận (Quảng Nam, giai đoạn 4) có giá trị hàng chục tỷ đồng. Một doanh nghiệp xây dựng thủy lợi tham gia đấu thầu với mức giá thấp nhất – tiết kiệm gần 6 tỷ đồng cho ngân sách – và hồ sơ dự thầu đạt đầy đủ tiêu chí.
Tưởng như nắm chắc phần thắng, nhưng sau 8 tháng chờ đợi, kết quả khiến họ choáng váng: hồ sơ bị loại vì "không đáp ứng yêu cầu về biện pháp kỹ thuật". Lý do là doanh nghiệp chọn phương án bơm bê tông thay vì dùng máy trộn tại chỗ.
Gói thầu xây dựng hệ thống kênh tưới hồ Việt An – Quế Thuận (Quảng Nam, giai đoạn 4)
"Đó là phương án hợp lý, phù hợp thực tế và giúp rút ngắn tiến độ thi công. Nhưng chỉ vì ‘khác thói quen’ của người đánh giá mà bị loại là không đạt" – Giám đốc doanh nghiệp trượt gói thầu chia sẻ.
Không chỉ mất hợp đồng, doanh nghiệp còn thiệt hại hàng trăm triệu đồng chi phí làm hồ sơ, bảo lãnh dự thầu, và đứng trước nguy cơ ngưng việc cho hàng chục lao động.
Không chỉ bị đánh rớt vì phương án "khác chuẩn", một doanh nghiệp khác còn mất cơ hội vì thiếu chữ ký số trong đơn kiến nghị.
Cụ thể, đó là gói thầu số 12: "Mua sắm, lắp đặt thiết bị giảng dạy và nội thất Trường THPT Bạch Đằng" (Quảng Ninh). Công ty H. nộp hồ sơ đúng yêu cầu nhưng vẫn bị loại với lý do "không hợp lệ".
Đại diện công ty bức xúc: "Không có văn bản nào nêu cụ thể lỗi hồ sơ, cũng không được giải trình. Chúng tôi chỉ biết bị loại sau khi kết quả đã được phê duyệt".
Họ gửi đơn kiến nghị. Nhưng đáng tiếc, đơn lại bị bác vì thiếu chữ ký số theo quy định mới của Luật Đấu thầu 2023. Và thế là… mất trắng cả cơ hội lẫn chi phí kiến nghị.
Luật sư Nguyễn Văn Tuấn – Giám đốc Công ty Luật TGS cho biết: "Rất nhiều nhà thầu vẫn làm theo thói quen cũ: gửi đơn giấy, không ký số, gửi sai thời điểm. Trong khi theo luật mới, sai một trong các yếu tố này là đơn bị coi như không gửi".
Hiểu luật để tự vệ, đừng để đánh rơi cơ hội
Từ những ví dụ trên có thể thấy: trong đấu thầu, sai kỹ thuật đôi khi còn sửa được. Nhưng một lỗi pháp lý – như sai quy trình nộp đơn, thiếu chữ ký số, gửi không đúng thời điểm – có thể khiến cả hồ sơ bị vô hiệu.
Theo thống kê từ Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (5/2025), gần 1/3 số hồ sơ bị loại do lỗi kỹ thuật hoặc hình thức. Trong đó, rất nhiều lỗi đến từ sự chủ quan của doanh nghiệp.
Tuyến công trình nâng cấp sửa chữa kênh tưới Việt An (Quảng Nam).
Các lỗi thường gặp khi làm hồ sơ dự thầu: Không đọc kỹ yêu cầu chi tiết của hồ sơ mời thầu (HSMT). Biện pháp thi công không đúng mẫu, thiếu cập nhật tiêu chuẩn mới. Thiếu chữ ký số, thiếu bản sao công chứng.
Lỗi khi gửi kiến nghị: Gửi sai thời điểm (sau thời hạn 10 ngày từ khi công bố kết quả). Không ký số hoặc đóng dấu hợp lệ. Vừa gửi đơn kiến nghị, vừa khởi kiện – làm đơn mất hiệu lực.
Chuyên gia đấu thầu Nguyễn Duy Trường nhận định: "Sai kỹ thuật có thể khắc phục, nhưng sai pháp lý thì… không cứu được. Nhiều doanh nghiệp ‘ngã ngựa’ vì quá tin vào bộ phận kỹ thuật mà không đầu tư cho pháp chế".
Ông Nguyễn Quốc Hiệp – Chủ tịch Hiệp hội Nhà thầu xây dựng Việt Nam cũng từng nói: "Doanh nghiệp cần được xem là đối tượng phục vụ thay vì đối tượng kiểm soát. Nhưng trước hết, chính họ phải làm đúng và đủ – từ những chi tiết nhỏ nhất".
Theo thống kê từ Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (5/2025): 32% hồ sơ dự thầu bị loại do lỗi kỹ thuật; 18% bị loại vì lỗi hình thức (thiếu chữ ký số, sai hạn nộp…); gần 90% đơn kiến nghị không được xem xét do sai thể thức hoặc quá hạn.
Để không "trượt oan" vì lỗi nhỏ cần đọc kỹ HSMT, rà soát kỹ toàn bộ hồ sơ kỹ thuật. Ký số đúng chuẩn, đúng thời điểm khi dự thầu và cả khi kiến nghị, không gửi đơn kiến nghị cùng lúc với đơn khởi kiện và phải luôn có bộ phận pháp chế hoặc nhờ tư vấn pháp lý khi cần.
"Trong đấu thầu, không có chỗ cho sự chủ quan. Một hồ sơ kỹ thuật chỉn chu, một giá chào hợp lý, thậm chí hiệu quả cao – vẫn có thể trở nên vô nghĩa nếu doanh nghiệp bỏ sót một yêu cầu nhỏ trong hồ sơ mời thầu. Nếu hiểu luật, cẩn trọng từng bước và làm đúng quy trình – doanh nghiệp có thể tự bảo vệ mình trước những cú trượt không đáng có", chuyên gia đấu thầu đúc kết.