Khi hộ kinh doanh buộc phải thay đổi

Với hơn 5,4 triệu hộ kinh doanh trên cả nước, cơ chế quản lý dựa nhiều hơn vào doanh thu thực tế, kê khai và dữ liệu không đơn thuần là thay đổi phương pháp quản lý thuế, mà có thể tác động đến cách vận hành của một khu vực kinh tế rất lớn.

Thay đổi thói quen kinh doanh

Buổi trưa tại quán Chè Khúc Bạch Linh Linh trên phố Đường Thành, Hoàn Kiếm, Hà Nội, khách ra vào liên tục. Chị Nguyễn Mỹ Linh, chủ cửa hàng vừa đón tiếp khách, vừa hướng dẫn nhân viên nhập đơn hàng trên máy tính tiền.

Khách thanh toán, hóa đơn điện tử lập tức được xuất. Một thao tác chỉ mất vài giây, nhưng phía sau đó là sự thay đổi trong cách vận hành của một mô hình kinh doanh vốn tồn tại nhiều năm dựa nhiều vào kinh nghiệm và thói quen.

Chị Linh cho biết: Trước khi chính sách mới được triển khai, trên mạng xã hội có nhiều thông tin trái chiều, nhất là thông tin về nghĩa vụ thuế, về việc bị xử phạt… khiến chủ hộ kinh doanh như chị lo lắng. Nhưng khi trực tiếp trao đổi và được hướng dẫn cụ thể, chị thấy các bước thực hiện không quá phức tạp.

"Nay máy tính toán hết rồi, nhanh, chính xác, đầy đủ. Đổi lại là phát sinh chi phí đầu tư ban đầu, như máy tính tiền, máy in, phần mềm quản lý…", chị Linh nói.

Trong khi đó, chị Hải Lý, chủ Cửa hàng Vật liệu xây dựng Trọng Lý tại Thanh Nhàn, Hà Nội, cho rằng khó khăn nằm ở hóa đơn, chứng từ của hàng hóa đầu vào.

Thực tế, các sản phẩm từ những hãng lớn có hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Tuy nhiên, một số phụ kiện, hàng gia công hoặc hàng lấy từ các cơ sở nhỏ trước đây chưa có đầy đủ hóa đơn. "Việc này không thể thực hiện trong một sớm một chiều bởi còn phụ thuộc quá trình chuyển đổi của các nhà cung cấp nhỏ", chị Lý chia sẻ.

Chè Khúc Bạch Linh Linh, Cửa hàng Vật liệu xây dựng Trọng Lý là hai trong số hàng triệu hộ kinh doanh đang nỗ lực chuyển đổi, không chỉ qua cách thức nộp thuế, mà còn cả thói quen kinh doanh.

Khảo sát của PV tại một số quán ăn, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng vật liệu xây dựng… cho thấy, cảm nhận khá rõ của người kinh doanh là chi phí ban đầu tăng lên. Với cửa hàng có lượng giao dịch lớn, việc chuyển từ ghi chép thủ công sang thao tác trên phần mềm cũng có thể gây lúng túng trong thời gian đầu.

Quản trị bài bản hơn

Theo ông Mai Sơn, Phó cục trưởng Cục Thuế, định hướng xuyên suốt của ngành thuế khi áp dụng hóa đơn là giảm thời gian và chi phí thực hiện nghĩa vụ thuế cho doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh thông qua khai thác dữ liệu số.

Cơ quan thuế sẽ tiếp tục kết nối dữ liệu giữa các cơ quan quản lý, dữ liệu định danh, hóa đơn điện tử và thanh toán không dùng tiền mặt để hình thành các tờ khai gợi ý, thay vì để người dân phải kê khai hoàn toàn thủ công như trước.

Ở góc độ hộ kinh doanh, lợi ích lớn hơn cũng có thể xuất hiện từ chính kho dữ liệu bán hàng được tạo ra mỗi ngày. Trước đây, một chủ cửa hàng có thể biết "hôm nay bán khá", "mặt hàng này chạy", "tháng này có vẻ kém tháng trước"…, song chủ yếu dựa trên kinh nghiệm.

Khi giao dịch được ghi nhận đầy đủ, chủ hộ có thể theo dõi doanh thu, lượng hàng bán ra, tồn kho, công nợ và dòng tiền. Khác biệt nằm ở chỗ, kinh nghiệm bắt đầu được kiểm chứng bằng con số.

Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VTCA) cho biết, với nhóm hộ thuộc diện tính thuế trên thu nhập, vấn đề không chỉ là ghi nhận doanh thu mà còn phải xác định đúng chi phí hợp lệ. Điều này khiến hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán và việc ghi chép sổ sách trở nên quan trọng hơn nhiều so với thời kỳ thuế khoán.

Đây cũng là điểm khiến nhiều hộ cảm thấy áp lực. Một người trước đây chủ yếu tập trung mua hàng, bán hàng và nộp mức thuế khoán, nay phải quan tâm thêm phần mềm, hóa đơn, chứng từ, sổ sách, kê khai và dòng tiền. Chi phí tuân thủ vì thế có thể tăng trong giai đoạn đầu. Nhưng ở chiều ngược lại, chính quá trình này buộc hộ kinh doanh phải quản trị bài bản hơn.

Bà Ngô Thị Thức, đại diện hợp tác xã sản xuất, chế biến sản phẩm từ cốm Mễ Trì, cho biết, sau khi được nhân viên thuế hỗ trợ, bà nhận thấy hóa đơn điện tử giúp việc vận hành thuận lợi hơn: "Với một hợp tác xã làm sản phẩm truyền thống nhưng muốn hướng tới thị trường chuyên nghiệp, chuẩn hóa hóa đơn và chứng từ cũng là điều kiện để sản phẩm có thể đi xa hơn".

Cần tiếp tục đơn giản hóa quy trình

Theo bà Nguyễn Thị Lan Anh, Trưởng ban Pháp chế, Cục Thuế, khi doanh thu bán hàng, hóa đơn và dòng tiền ngày càng được số hóa, đây cũng là cơ sở để chống thất thu và tạo môi trường cạnh tranh công bằng hơn. Nhưng minh bạch chỉ có thể bền vững nếu chi phí để thực hiện nằm trong khả năng chịu đựng của người kinh doanh.

Thực tế, vẫn còn những hộ lớn tuổi chưa quen sử dụng phần mềm; những ngành nghề có lượng giao dịch nhỏ nhưng phát sinh liên tục khiến thao tác trên thiết bị trong thời gian đầu còn chậm. Khó khăn về hóa đơn, chứng từ đầu vào cũng chưa thể giải quyết ngay nếu các nhà cung cấp nhỏ chưa chuyển đổi đồng bộ.

Do vậy, bà Lan Anh nhấn mạnh: Thước đo của cải cách không nên chỉ là số lượng hóa đơn điện tử được phát hành, mà còn phải tính đến người kinh doanh mất bao nhiêu thời gian và chi phí để hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Cơ quan quản lý cần tiếp tục đơn giản hóa quy trình, hỗ trợ trực tiếp những nhóm hộ yếu về kỹ năng số, đồng thời phối hợp với các nhà cung cấp giải pháp công nghệ để giảm chi phí phần mềm, thiết bị trong giai đoạn chuyển tiếp.

Ở chiều ngược lại, hộ kinh doanh phải thay đổi tư duy. Khi doanh thu thực tế trở thành cơ sở quản lý, cách vận hành dựa chủ yếu vào sổ tay, trí nhớ hay nguồn hàng thiếu chứng từ sẽ ngày càng khó phù hợp.