Giá rẻ, làm hợp đồng trong chốc lát

Là chủ một doanh nghiệp có trụ sở tại Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc, chị Hương Lê có nhu cầu thuê một văn phòng để đặt biển tên giao dịch cho chi nhánh tại Hà Nội. Tham khảo văn phòng truyền thống, chị khá xót ruột khi thấy giá thuê thấp nhất cũng khoảng 16 triệu đồng/tháng/16m2.

Do công ty chỉ cần đặt địa chỉ giao dịch và không cần nhân viên làm việc trực tiếp tại đây nên theo giới thiệu của bạn bè, chị liên hệ với Công ty Pro để hỏi thuê văn phòng ảo, đặt chi nhánh công ty.

Tiếp cận nhân viên Nguyễn Sáng, chị Lê được biết, chi phí thuê văn phòng ảo tại các quận, huyện của Công ty Pro đều như nhau, khoảng 600 nghìn đồng/tháng. Theo giá này, bên thuê sẽ được sử dụng dịch vụ đặt biển tên công ty tại địa chỉ giao dịch cố định trên phố Lê Duẩn, quận Hoàn Kiếm và được hỗ trợ nhận thư, bưu phẩm.

"Nếu chị có nhu cầu thuê văn phòng truyền thống để đặt trụ sở làm việc, bên em cũng có. Giá phòng 25m2 khoảng 12 triệu đồng/tháng, đã bao gồm phí dịch vụ, có phòng họp chung được sử dụng miễn phí", nhân viên Sáng giới thiệu.

Trong vai một nhân viên công ty logistics có nhu cầu thuê văn phòng để giao dịch, PV đã liên hệ với Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ và cho thuê văn phòng 5S có trụ sở tại số phố Đào Duy Anh, quận Đống Đa để tìm hiểu.

PV được nhân viên nữ tên Phương tư vấn rất tỉ mỉ về giá cả, thủ tục thuê và tiện ích đi kèm. Nhân viên này cho biết, công ty đang cung cấp 2 gói thuê dịch vụ văn phòng ảo.

Gói thuê thường có giá 700 nghìn đồng/tháng, doanh nghiệp thuê sẽ được đặt biển tên tại địa chỉ phòng 403, tòa nhà Ocean Park số 1 Đào Duy Anh, sử dụng wifi miễn phí, nhận thư, bưu phẩm, được sử dụng phòng họp 12 giờ/năm. Gói thứ hai có giá 1,2 triệu đồng/tháng với tiện ích được đặt biển tên công ty, nhận thư, bưu phẩm và được sử dụng chỗ ngồi làm việc 16 giờ/tháng. Đơn vị thuê chỉ cần gửi đăng ký kinh doanh, căn cước công dân, số điện thoại người đại diện để lưu hồ sơ là được.

Tuy nhiên, cả hai gói dịch vụ văn phòng ảo trên khi thuê chỉ được 1 người ngồi tại văn phòng theo thời gian đã quy định trong hợp đồng. Cùng đó, mọi chi phí khác như gửi xe, phí họp phát sinh, máy in... đơn vị thuê phải thanh toán theo quy định của tòa nhà và đơn vị cho thuê.

Lựa chọn tối ưu trong bối cảnh khó khăn

Tìm hiểu của PV, mức thuê văn phòng ảo Hà Nội hiện khá đa dạng, từ khoảng 300 nghìn đến vài triệu đồng/tháng tùy thuộc vào vị trí, uy tín nhà cung cấp và các dịch vụ đi kèm.

Du nhập vào Việt Nam từ những năm 2007, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phát triển mạnh tại các địa phương đất chật người đông, chi phí đắt đỏ như Hà Nội, TP.HCM. Đặc biệt, trong bối cảnh kinh doanh khó khăn như hiện nay, dịch vụ văn phòng ảo càng trở nên nở rộ, trở thành một phương án lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp, nhất là các startup.

Theo luật sư Nguyễn Danh Huế, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật Hừng Đông, văn phòng ảo đang trở thành mô hình kinh doanh hiệu quả, giúp các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ tối ưu hóa chi phí vận hành. Mô hình này cho phép nhiều đơn vị cùng sử dụng chung cơ sở vật chất và tiện ích thiết yếu như phòng họp, máy in và các thiết bị văn phòng khác.

"Việc dùng chung dịch vụ lễ tân và bảo vệ giúp cắt giảm đáng kể chi phí nhân sự. Nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp này nhằm tối ưu nguồn tài chính trong giai đoạn khởi nghiệp", ông Huế nhìn nhận.

Rủi ro tiềm ẩn

Từng tìm hiểu sâu về mô hình văn phòng ảo, ông Nguyễn Thế Điệp chuyên gia trong lĩnh vực nhà đất đánh giá, về bản chất, việc thuê văn phòng ảo không trái với quy định pháp luật vì doanh nghiệp vẫn có địa chỉ đăng ký.

Tuy nhiên, ông Điệp cũng chỉ ra một số bất cập như tính linh động cao, doanh nghiệp dễ dàng thay đổi địa điểm khiến cơ quan quản lý khó kiểm soát và thực hiện hậu kiểm.

"Bản chất của văn phòng ảo là việc doanh nghiệp 'ngồi nhờ' và sử dụng các dịch vụ chung. Một nhân viên hành chính có thể quản lý nhiều công ty, gây khó khăn cho việc kiểm tra, giám sát. Nhà nước nên có định hướng quản lý đối với loại hình văn phòng này. Việc thí điểm và kiểm tra quy trình quản lý là cần thiết để có những điều chỉnh phù hợp", ông Điệp nêu quan điểm.

Luật sư Vũ Hồng Hoa, Giám đốc Công ty Luật G77 cho biết, theo quy định, doanh nghiệp có quyền tự do lựa chọn địa chỉ trụ sở, miễn là địa chỉ đó có thật và rõ ràng. Địa điểm liên lạc của doanh nghiệp được xác định bằng địa chỉ cụ thể, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố.

Tuy nhiên, nếu địa chỉ mang tính hình thức, không có hoạt động thực tế tại đó, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc thuế hoàn toàn có thể từ chối cấp phép, hoặc thu hồi mã số thuế với lý do không hoạt động tại trụ sở đăng ký.